Groove, ese gran desconocido

En mi trabajo diario tengo la necesidad de coordinar equipos de trabajo trabajando en distintos proyectos para distintos clientes y en distintas localizaciones. El equipo trabaja habitualmente en las oficinas del cliente y yo acudo únicamente a las reuniones de seguimiento. En estos proyectos es habitual que se genere bastante documentación lo que hasta ahora me obligaba a estar intercambiando permanentemente correos electrónicos con el equipo para transmitirnos las distintas versiones de la documentación.

Eso era hasta que alguien me habló de Groove. Esta pequeña joya forma parte de la familia Office y es una gran desconocida para la mayoría de usuarios de la suite. Pues bien, trabajar todo el equipo con la misma documentación fue tan sencillo como seguir estos pasos.

• Instalar el cliente de Groove 2007 en todos los equipos de los miembros del proyecto.
• Crear un nuevo usuario (si no lo tenemos ya) y registrarlo en los servicios de relay gratuitos que ofrece Microsoft.
• Crear un nuevo workspace con el nombre del proyecto.

• ¡Empezar a compartir información!

 

A partir de aquí, trabajamos con Groove igual que trabajaríamos con una carpeta de archivos. En lugar de crear los archivos en una carpeta del PC, los creamos directamente en Groove. Groove se encarga de notificar al resto de usuarios que hay un archivo nuevo y en replicar su contenido. Hay una cosa importante a tener en cuenta: el servidor de Groove no almacena los documentos. Los documentos se replican mediante tecnología P2P entre los distintos usuarios del workspace. ¿Qué sucede entonces si pierdo mis documentos me diréis? Aunque es posible emplear utilidades para crear copias de seguridad de los documentos como el GrooveDataExporter, realmente, la mejor seguridad es saber que si le ocurre algo a mi PC, los documentos se encuentran replicados en los equipos del resto de usuarios del workspace. No tendría más que volver a activar Groove y volvería a tener toda mi información.

Nada más, si no habéis probado todavía Groove, hacedlo. Os sorprenderá.